來源：本文刊登于《中國醫(yī)療器械信息》雜志2020年第23期
作者：陳毓杰 陳翠微 孫奕奕
單位：廣東省惠州市第三人民醫(yī)設(shè)備科 （廣東 惠州 516000）
內(nèi)容提要：一套具有操作便捷、性能良好、界面簡潔等特點(diǎn)的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)用耗材的信息精細(xì)化管理，還能提升醫(yī)用耗材的管理水平。因此，醫(yī)院有必要利用信息技術(shù)選取合適的架構(gòu)模式，基于醫(yī)用耗材管理的流程構(gòu)建物流管理系統(tǒng)，并積極將其在醫(yī)用耗材管理工作中推廣應(yīng)用，解決資質(zhì)管理混亂、簽字審批繁瑣等問題。網(wǎng)絡(luò)化審批流程的構(gòu)建，在提高工作效率的同時(shí)，也提供了一個(gè)全新的數(shù)字化平臺(tái)。
關(guān)?鍵?詞：醫(yī)院物流 管理系統(tǒng) 醫(yī)用耗材 管理
在時(shí)代飛速發(fā)展的背景下，伴隨著醫(yī)療領(lǐng)域改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院信息化建設(shè)逐漸上升為一項(xiàng)重點(diǎn)工程?，F(xiàn)階段，我國大部分醫(yī)院醫(yī)用耗材管理存在明顯不足，醫(yī)院的醫(yī)用耗材類型多樣、需求量十分大，在具體的醫(yī)用耗材管理工作中，受資質(zhì)管理混亂、審批流程繁瑣復(fù)雜等因素的限制，醫(yī)用耗材管理工作難以順利進(jìn)行。因此，醫(yī)院有必要將構(gòu)建物流管理系統(tǒng)提上日程，基于醫(yī)院中普遍存在的現(xiàn)狀和問題提出構(gòu)建醫(yī)院物流管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)用耗材有資質(zhì)的規(guī)范化的信息化管理，建立方便快捷的網(wǎng)絡(luò)化審批流程，以推動(dòng)醫(yī)用耗材的快速周轉(zhuǎn)，提升醫(yī)院整體的管理效率。
1.醫(yī)院物流管理系統(tǒng)構(gòu)建的要求
? ? ? ?醫(yī)院有大量的、類型繁多的醫(yī)用耗材，受限于落后的管理水平與信息技術(shù)的影響以及繁瑣的審批流程等問題的制約，目前尚有很多醫(yī)院對(duì)醫(yī)用耗材的管理水平比較落后。為實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)用耗材的有效管理、規(guī)范物流管理流程、減少醫(yī)院的相關(guān)運(yùn)營成本，醫(yī)院在構(gòu)建物流管理系統(tǒng)時(shí)，要注意滿足系統(tǒng)的具體功能需求。
1.1 醫(yī)用耗材采購計(jì)劃管理
醫(yī)院對(duì)醫(yī)用耗材的需求量十分大，因此，醫(yī)院各個(gè)科室之間有必要立足需求實(shí)際，打好提前量，做好周期需求計(jì)劃，并遞交給負(fù)責(zé)醫(yī)用耗材采購的相關(guān)部門進(jìn)行匯總，相關(guān)部門在接收到耗材需求計(jì)劃后，及時(shí)對(duì)各科室對(duì)醫(yī)用耗材的需求量進(jìn)行匯總，形成周期內(nèi)的醫(yī)用耗材采購計(jì)劃[1]。
1.2 醫(yī)用耗材采購過程管理
醫(yī)院相關(guān)部門在匯總各科室之間耗材需求的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步展開醫(yī)用耗材采購工作，在此階段，要做好對(duì)采購各個(gè)環(huán)節(jié)和階段的管理工作，保障采購記錄完整具體，詳細(xì)到醫(yī)用耗材采購的日期、醫(yī)用耗材供貨單位、醫(yī)用耗材種類、規(guī)格型號(hào)、耗材生產(chǎn)單等信息，相關(guān)部門的采購人員還要做好發(fā)票入庫等工作。
1.3 醫(yī)用耗材儲(chǔ)存區(qū)域管理
在醫(yī)用耗材需求匯總和采購的基礎(chǔ)上，醫(yī)院要進(jìn)一步展開對(duì)醫(yī)用耗材儲(chǔ)存區(qū)域的管理工作，也就是要完成醫(yī)用耗材實(shí)時(shí)的出庫入庫，并對(duì)出入庫情況進(jìn)行實(shí)時(shí)準(zhǔn)確詳細(xì)的記錄，同時(shí)，還要做好對(duì)醫(yī)用耗材的調(diào)撥和盤點(diǎn)記錄，能夠提供出庫房中實(shí)時(shí)的醫(yī)用耗材結(jié)存數(shù)量[2]。
1.4 醫(yī)用耗材實(shí)時(shí)查詢管理
實(shí)時(shí)查詢功能，能夠幫助系統(tǒng)操作人員實(shí)時(shí)了解醫(yī)用耗材的各種應(yīng)用狀態(tài)，掌握倉庫中應(yīng)用耗材的數(shù)量和庫存，并能夠在耗材數(shù)量低于系統(tǒng)的預(yù)警數(shù)量時(shí)，發(fā)出預(yù)警，為采購人員制定采購計(jì)劃提供依據(jù)，并能夠保障耗材對(duì)醫(yī)院各個(gè)科室之間的供應(yīng)。
2.醫(yī)院物流管理系統(tǒng)構(gòu)建的構(gòu)想和依據(jù)
2.1 醫(yī)院物流管理系統(tǒng)構(gòu)建的構(gòu)想
醫(yī)院物流管理系統(tǒng)以物流管理業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為手段，在醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)中使用，嚴(yán)格意義上來講，醫(yī)院物流系統(tǒng)是一款面向用戶端的新型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)[3]。
2.2 醫(yī)院物流管理系統(tǒng)構(gòu)建的原則
醫(yī)院物流管理系統(tǒng)要滿足簡單性原則的要求，在不影響系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，力求系統(tǒng)界面簡潔，操作方便、簡單快捷，易于醫(yī)院相關(guān)工作人員熟練的掌握其功能操作。此外，還要滿足實(shí)用性原則的要求，滿足醫(yī)用耗材管理流程的客觀需求。安全性是相對(duì)來說比較重要的一個(gè)原則，醫(yī)院物流系統(tǒng)在運(yùn)行使用過程中，要注意防范數(shù)據(jù)丟失和篡改風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，還要不斷發(fā)展相關(guān)信息技術(shù)，不斷對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行革新和升級(jí)，保障系統(tǒng)的應(yīng)用性能不受影響[4]。
3.醫(yī)院物流管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
在保證醫(yī)院物流管理系統(tǒng)具有滿足醫(yī)用耗材管理功能的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，進(jìn)一步確定系統(tǒng)構(gòu)建的功能結(jié)構(gòu)，主要分為醫(yī)用耗材需求管理、醫(yī)用耗材采購管理、醫(yī)用耗材庫房管理、醫(yī)用耗材查詢管理幾部分。
3.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
? ? ? ?醫(yī)院物流管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)以數(shù)據(jù)庫模型為基礎(chǔ)，深入進(jìn)行數(shù)據(jù)庫和程序的研究和開發(fā)工作，使其具備數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)功能，滿足醫(yī)院的需求。通常，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)主要包括需求分析、概念設(shè)計(jì)、邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、物理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫實(shí)施和數(shù)據(jù)庫運(yùn)行與維護(hù)[5]。
3.2 數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)
在具體的醫(yī)院醫(yī)用耗材的管理過程中，使用物流管理系統(tǒng)時(shí)，首先要根據(jù)自身的需求創(chuàng)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)表，即用戶表、申請(qǐng)計(jì)劃表、材料入庫表、材料出庫表、材料庫存表，在創(chuàng)建表格的基礎(chǔ)上，詳細(xì)分析表格中的數(shù)據(jù)[6]。
4.醫(yī)院物流管理系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)及應(yīng)用
4.1 系統(tǒng)登陸模塊設(shè)計(jì)及應(yīng)用
在進(jìn)行醫(yī)院物流管理系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)工作時(shí)，要意識(shí)到系統(tǒng)登陸這部分在整個(gè)系統(tǒng)中的門面作用，其作為醫(yī)院物流管理系統(tǒng)的入口和初始部分，在醫(yī)院物流管理系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)工作中占據(jù)著關(guān)鍵的地位。系統(tǒng)登錄模塊具有檢查登入系統(tǒng)用戶安全性的功能，并具備抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力，防范用戶非法手段登入系統(tǒng)。還能夠判斷用戶在系統(tǒng)中輸入的賬戶和密碼信息的正確性和合法性，用戶只有保證其賬戶和密碼輸入正確，才能夠登入系統(tǒng)，進(jìn)入主界面，選擇相應(yīng)的功能模塊，進(jìn)行下一步的操作和功能使用。
在初次運(yùn)行醫(yī)院物流管理系統(tǒng)時(shí)，要先以系統(tǒng)管理員的身份進(jìn)行登入，做好對(duì)醫(yī)院物流管理系統(tǒng)的初始化工作，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)配置，并設(shè)置和分配用戶具有的職能和權(quán)限。例如：對(duì)醫(yī)用耗材的采購人員可以開放系統(tǒng)中耗材入庫、采購管理、入庫查詢等功能權(quán)限，對(duì)管理醫(yī)用耗材庫房的庫管員，可以開放醫(yī)院物流管理系統(tǒng)中的材料出庫、申請(qǐng)審核、出庫查詢等功能權(quán)限，使相關(guān)人員各司其職，各盡其責(zé)，促進(jìn)醫(yī)用耗材管理工作效率提升[7]。
4.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程模塊設(shè)計(jì)及應(yīng)用
4.2.1 醫(yī)用耗材計(jì)劃模塊設(shè)計(jì)及應(yīng)用
醫(yī)院各個(gè)科室在得到系統(tǒng)管理員分配的賬號(hào)和密碼后，通過驗(yàn)證登入系統(tǒng)后，使用自己對(duì)應(yīng)的權(quán)限和功能。其中，醫(yī)用耗材計(jì)劃功能模塊對(duì)醫(yī)院各個(gè)科室都開放，在完成醫(yī)用耗材申請(qǐng)科室、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)類型和周期等信息添加操作后，生成登入科室的醫(yī)用耗材需求和申領(lǐng)計(jì)劃，同時(shí)保存提交系統(tǒng)，負(fù)責(zé)醫(yī)用耗材管理的相關(guān)部門在收到信息后，以保管員的身份和權(quán)限登錄系統(tǒng)，進(jìn)入耗材申請(qǐng)界面，審核科室提出的醫(yī)用耗材申領(lǐng)需求，并查看其對(duì)應(yīng)的庫存狀況，在醫(yī)用耗材庫存充足的情況下，醫(yī)用耗材保管員只需確認(rèn)科室提出的申領(lǐng)需求信息即可，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成出庫單，如果此時(shí)庫存耗材不足，用戶將申領(lǐng)信息轉(zhuǎn)交給采購人員，采購人員根據(jù)相應(yīng)信息進(jìn)行耗材采購，填補(bǔ)庫存即可。
4.2.2 醫(yī)用耗材采購模塊設(shè)計(jì)及應(yīng)用
負(fù)責(zé)醫(yī)用耗材采購工作的相關(guān)人員以采購員的身份登入系統(tǒng)，并進(jìn)入和其具有的系統(tǒng)權(quán)限相對(duì)應(yīng)的醫(yī)用耗材采購模塊界面，對(duì)庫存不足產(chǎn)生的申請(qǐng)信息進(jìn)行處理，對(duì)沒有通過醫(yī)用耗材申領(lǐng)科室的需求信息進(jìn)行匯總和計(jì)算，然后制定詳細(xì)的醫(yī)用耗材采購計(jì)劃。需要注意的是，采購計(jì)劃上必須要具備日期、材料規(guī)格、耗材種類、采購數(shù)量、供貨生產(chǎn)商等要素。在完成醫(yī)用耗材采購一系列的操作后，退出系統(tǒng)即可。
4.2.3 醫(yī)用耗材庫房模塊設(shè)計(jì)及應(yīng)用
醫(yī)用耗材庫房模塊部分包括耗材出入庫管理功能，負(fù)責(zé)醫(yī)用耗材的相關(guān)人員在完成醫(yī)用耗材的采購工作后，登入系統(tǒng)，使用醫(yī)用耗材入庫功能，將采購耗材的信息，如：采購日期、購買單位、票據(jù)信息、醫(yī)用耗材的類型和數(shù)量信息，依次錄入醫(yī)院物流管理系統(tǒng)，然后生成醫(yī)用耗材入庫單，在完成一系列的操作、通過醫(yī)院財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)的審核后，醫(yī)用耗材入庫工作得以完成。醫(yī)用耗材的出庫流程與入庫操作異曲同工，也是由醫(yī)用耗材的管理人員登入系統(tǒng)，填寫醫(yī)用耗材的相關(guān)信息和領(lǐng)用人后，生成出庫單，在科室領(lǐng)用人員對(duì)其申請(qǐng)進(jìn)行確認(rèn)后，材料出庫流程得以完成[8]。
4.2.4 醫(yī)用耗材查詢模塊設(shè)計(jì)及應(yīng)用
醫(yī)用耗材查詢模塊功能對(duì)醫(yī)用耗材信息變動(dòng)情況進(jìn)行有效整合，以滿足醫(yī)院不同科室不同人員對(duì)醫(yī)用耗材的信息需求，如相關(guān)人員只要在該模塊的搜索引擎中輸入選擇條件或查詢關(guān)鍵字，就可以使用該模塊中的醫(yī)用耗材出入庫查詢、醫(yī)用耗材調(diào)撥信息查詢等功能，并能夠生成其所需要信息的報(bào)表，還可以將報(bào)表導(dǎo)出使用，更具靈活性。
5.小結(jié)
總而言之，醫(yī)院應(yīng)用物流管理系統(tǒng)，一定程度上擺脫了醫(yī)用耗材管理模式資質(zhì)混亂、審批流程和手續(xù)繁瑣的困擾，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院對(duì)醫(yī)用耗材有資質(zhì)規(guī)范的信息化管理，提升了耗材管理工作水平。使醫(yī)院的醫(yī)用耗材管理業(yè)務(wù)流程更加清晰有序，醫(yī)藥耗材管理系統(tǒng)中的預(yù)警功能，保障了醫(yī)院醫(yī)用耗材能夠穩(wěn)定供應(yīng)，提高了醫(yī)藥耗材的周轉(zhuǎn)效率。
? ? ? 此外，在醫(yī)藥耗材管理中應(yīng)用醫(yī)院物流管理系統(tǒng)，構(gòu)建了集耗材申請(qǐng)、申領(lǐng)審核、耗材采購、醫(yī)藥耗材出入庫功能于一體的網(wǎng)絡(luò)化管理體系，高速度和高效率的醫(yī)藥耗材業(yè)務(wù)流程，并且能夠?qū)?duì)耗材的管理細(xì)化到醫(yī)院各部門和各科室，及時(shí)發(fā)現(xiàn)即將過期的醫(yī)用耗材，在一定程度上，為醫(yī)院減少了成本支出，為醫(yī)院科室的精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。
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